Excel 祖母に、VBAを組んでファイルを渡しました。
こんにちは
むさきちです。
目次
業務の簡略化をする必要性
祖母はある団体で、ボランティア活動をしています。
※名称を上げて良いのか解らないため、下記からはボランティア団体と呼称します。
祖母は、そのボランティア団体で事務の仕事をしていますがPCが苦手です。
どうしても、資料作成にWordやExcelを使用します。
私からしたら簡単な作業でも、祖母にとっては、未知の領域だそうです。
苦手ですが、他のメンバーは文字の入力すら出来ないとのことで、資料作成は祖母に白羽の矢が立っています。
ですが、
業務において、
「特定の人物しか出来ない作業がある」
個人の主観ですが、これは大きな問題だと感じます。
企業に勤めている方にも、あてはまると思います。
企業は組織として、動いています。
組織の中で、特定の人物しか出来ない作業があると特定の人物が会社を辞めたりして
いなくなった場合、対処しようがありません。
なので、理解している人物がいる間に、
簡略化や教育を行う必要があります。
祖母の現状も
祖母が辞めた場合のことを考えれていないと感じたため
ファイルを作成してみました。
極力入力作業を減らし、不特定多数の人間が操作出来るように
と心がけてファイルを作成してみました。
今現在の工数を増やしてでも、先の工数を減らす努力をする
今ある工数は、改善しない限り減ることはありません。
むしろ、増えていくと思います。
そんな状態が続けば、いずれキャパオーバーして
業務自体、回らなくなります。
そうなる前に、先の工数を減らす努力をしましょう。
上にも、記述しましたが、
自分の知識を下の者に教育することも
先の工数を減らすことにつながります。
先の工数が減れば、自分自身も楽になります。
今だけで見ると
教育という工数が通常の業務に+されることになり大変ですが
下の者が教育をしたことで成長し
今まで自分が行っていた業務を分担できるようになったらどうですか？
もっと言えば、
10人が覚えてくれたら、
1/10になります。
空いた時間で、別の業務に取り組むことも出来ます。
また、仕組化も同様です。
私が祖父に渡したExcelファイルは
下記のようなものです。
このメニューのボタンを押すと、
項目を選択することが出来ます。
項目 追加を押すとカレンダーが表示されて
日付をクリックすることで、セルに入力することが出来ます。
また、日付を入力した後、
自動的に
次の入力項目の画面になります。
と行える行動を制限することで、簡略化しています。
順番に、項目を選択していくと
項目が追加されていくというものです。
こちらのファイル
試作段階ですので、
今後、実際に祖母に使用してもらい改良を加えていきます。
うぬぼれかもしれませんが、
上記のような仕組みを作っていくことも必要です。
人間が行える作業には限界があります。
それを如何に簡略化しいくかで先の工数が大きく変わります。
もし、私のようにフリーランスとして
生きたいと考えている人がいるならば、工数を減らすということを考えてみてください。
組織の中にいると、自分がやらなくても他の人が行ってくれます。
ですが、フリーランスは自分自身の裁量次第です。
まとめ
上から目線の記事
また、調子に乗った内容
大変失礼致しました。
私事ですが、
身体を壊し、辞めた会社があります。
辞めてから、すでに八ヶ月経ちました。
ですが、未だに業務について連絡があります。
私自身、後輩への教育の途中で、リタイアしてしまったため申し訳ないと感じております。
ですが、
私は、在職中に何度も起案書を提出して
今の業務では、危険だということを申請していました。
問題として、
- 作業手順書もない
- 特定の人間しか出来ない業務が多すぎる
- 人の入れ替わりが激しい
改善提案として、
- 月に一度の教育を設ける
- 新人教育をしっかり行う
- 業務手順書の作成を行う
- 業務の効率化をする
- 定着するように、職場の改善を行う。
辞めるギリギリになって、
これらの提案が通りました。
正直なところ、あきれています。
このブログでは、
個人で稼ぐために必要なことを伝えれられればと思っております。
私の経験談が多くなりますが、
これからも、よろしくお願い致します。
祖母に渡したExcelファイルです。
Excelをお持ちの方は使用してみてください。
まだ、試作段階で
祖母に実際に使用してもらい改良を加えていきます。
問題点や改善点を教えて頂けると幸いです。
